Category: Nieuws


Gratis registratie app bezoekers of gasten i.v.m. Covid19

18 augustus 2020 | Categorie: Automatisering, Nieuws


Vanaf 11 augustus 2020 moeten ondernemers een registratie bijhouden van hun gasten en bezoekers. Dit is vanuit de overheid verplicht vanwege het contactonderzoek dat het RIVM moet kunnen uitvoeren i.v.m. het Coronavirus. De maatregel is kort van tevoren aangekondigd en ondernemers in de horeca- en fitnessbranche hebben hierdoor mogelijk moeite om de registratie goed in te richten.


In samenwerking met B-K IT Solutions hebben wij een app ontwikkeld voor het snel en eenvoudig registreren van gasten en bezoekers. Via de app kunnen alle gegevens snel verzameld worden, het aantal bezoekers per dag ingezien worden, en is er bijvoorbeeld ook direct inzicht in het aantal beschikbare plekken.
Hierdoor weet je zeker dat jouw organisatie aan de laatste RIVM maatregelen voldoet.

Gratis te gebruiken

Deze app stellen we gratis ter beschikking voor alle ondernemers in de horecea- en fitness branche! Voor ondernemers in een andere branche die hun bezoekers verplicht moeten registreren is onze app uiteraard ook kosteloos te gebruiken.

Wil je gebruik maken van deze app, of meer informatie aanvragen? Neem contact met ons op via tel 072 – 711 28 13 of mail ons op info@nvbit.nl.


Documenten automatisch genereren en eenvoudig digitaal laten ondertekenen

10 augustus 2020 | Categorie: Automatisering, Nieuws

 

“Take care of what’s important. Automate the rest.”
Dat is de slogan van Microsoft Flow, tegenwoordig Microsoft Power Automate. Een zeer krachtige en inmiddels veelgebruikte oplossing voor iedereen die sneller en efficiënter wil werken.

Toepassingen en integraties

Met Power Automate is het mogelijk om uiteenlopende processen te automatiseren. Zo hebben wij een flow die iedere maand de gesprekkosten van onze klanten importeert en verzamelt in ons ERP pakket Autotask. Power Automate biedt standaard integraties met Microsoft Office, Microsoft 365 en een enorm aantal “third party” applicaties. Daarnaast kan eenvoudig een koppeling gemaakt worden met ieder systeem dat een database heeft of een API ter beschikking stelt. Abracadabra?

Automate the rest

Met de slogan van Microsoft in het achterhoofd hebben wij onlangs het AVG proces met betrekking tot de verwerkersovereenkomst met onze klanten geautomatiseerd.

Met één druk op de knop wordt een verwerkersovereenkomst gegenereerd, waarbij de klantgegevens automatisch worden opgehaald uit ons ERP pakket en op de juiste manier ingevuld worden in het document. Vervolgens wordt de overeenkomst direct naar de contactpersoon van onze klant gestuurd. Deze kan gemakkelijk de documentatie inzien en bovendien direct digitaal de overeenkomst tekenen. Na ondertekening ontvangen wij hier weer automatisch bericht van en wordt de status van de overeenkomst aangepast in ons ERP.
Daarnaast is het mogelijk om in te stellen dat de klant een herinnering ontvangt als er nog geen activiteit vanuit zijn of haar kant is geweest.

Dit proces is een mooi praktijkvoorbeeld voor het snel en effectief automatiseren van standaard handelingen. Wij gebruiken Autotask (ons ERP) in combinatie met SignNow (applicatie om digitaal een handtekening voor een document te vragen) en Sharepoint (opslaan van documenten na ondertekening). Met Power Automate laten we deze programma’s met elkaar ‘praten’ en kunnen we aanvullende acties instellen, zoals het versturen van een mail na een statuswijziging in het proces.

Praktisch en snel

Het automatiseren van het AVG proces is slechts één actueel voorbeeld van een praktische oplossing die NVBIT met Power Automate maakt. Deze oplossingen bouwen wij snel en kunnen direct ingezet worden, afgestemd op de omgeving en huisstijl van de klant. Zie hier ook andere oplossingen die wij voor klanten maken.

Of kijk eens in onze productiviteitsomgeving; hier leggen wij uit hoe uw belangrijkste organisatorische processen efficiënter en veiliger ingericht kunnen worden.


Facturatieverwerking, automatisch en digitaal

23 juli 2020 | Categorie: Automatisering, Nieuws

 

Geen papieren rompslomp meer rondom het verwerken van uw facturen, maar een volledig geautomatiseerd en digitaal proces afgestemd op uw organisatie.

Geautomatiseerd en voor ieder device

NVBIT heeft veel ervaring met het stroomlijnen, automatiseren en versnellen van de meest voorkomende bedrijfsprocessen. Zo hebben wij een compleet proces gecreëerd voor het automatisch en gemakkelijk indienen, ordenen, laten beoordelen en aanpassen van al uw facturen, ongeacht of u dit wilt doen met uw mobiel, tablet of laptop.

Het facturatieproces wordt in gang gezet als een gemachtigde collega een factuur indient op een ‘financieel’ mailadres, of een factuur in een daarvoor bestemde map in Sharepoint zet.
Op dat moment ontvangen degene die de factuur dient te beoordelen, hiervan een notificatie, bijvoorbeeld per mail. De documentatie kan direct worden ingezien en daarbij gelijk goed- of afgekeurd worden, inclusief aanmerkingen of notities. Hierna zal de factuur naar de juiste locatie verplaatst worden en wordt degene die de factuur heeft ingediend op de hoogte gesteld van de status van de factuur.
Dit proces zal de snelheid van het verwerken van facturen en ook de betrouwbaarheid hiervan aanzienlijk bevorderen!

Aangepast aan uw voorwaarden

Dit proces wordt volledig afgestemd worden op uw organisatie, werkwijze en voorkeuren. Slaat u uw facturen op in OneDrive, Sharepoint, in een specifiek programma of lokaal op de computer? Wilt u een melding krijgen over de status van een factuur via mail, sms, of push notificatie? Gebruikt uw organisatie software voor het digitaal ondertekenen voor documentatie, of wil u dit gaan gebruiken? NVBIT stemt de facturatieprocedure zoveel mogelijk af op uw wensen!

Snel aan de slag

Als uw organisatie werkt met Office 365 kunnen wij het proces al volledig voor uw inrichten. Heeft u nog geen Office 365? Wij staan klaar om u hiermee te helpen.

Meer weten? Op onze website www.nvbit.nl kunt u ons ontdekken wat wij doen en hoe wij klanten dagelijks helpen. Ook kunt u ons direct bereiken op info@nvbit.nl.


Gegevenskoppelingen in uw ERP systeem

22 juli 2020 | Categorie: Automatisering, Nieuws

 

Als professionele organisatie heeft u uiteenlopende leveranciers en afnemers, en dagelijkse handelingen en processen die hierbij horen zoals factureren, inzicht in informatie en communicatie kosten vaak (te) veel tijd.

Up-to-date leveranciersinformatie

NVBIT heeft veel ervaring met het automatiseren van tijdsintensieve processen.
Zo zorgen wij er bij Woononline.nl voor dat informatie vanuit leveranciers volledig automatisch beschikbaar komt in hun ERP systeem.

Woononline.nl wil vanuit hun leveranciers direct inzicht in onder andere verschillende artikelprijzen, nieuwe- of end-of-life producten, en de actuele voorraad. NVBIT zorgt ervoor dat deze informatie dagelijks up-to-date is binnen het ERP systeem van de klant. Hierdoor beschikt de klant altijd over de meest recente informatie en kan aanzienlijk sneller beslissingen worden genomen over prijzen, aanbiedingen en het huidige en toekomstige woonaanbod!

Geen extra software nodig

Het enige wat de klant hiervoor nodig heeft, naast de eigen ERP software zoals Exact, is een Microsoft 365 plan. NVBIT kan hierbij indien nodig uiteraard in adviseren en faciliteren.

Zo bespaart NVBIT kostbare tijd die u kunt besteden aan zaken die er echt toe doen.

Meer weten?

Is dit ook interessant voor uw organisatie? Kijk eens op onze Productiviteitspagina, of neem vrijblijvend contact met ons op.


10 Redenen om over te gaan op Hosted Telefonie (VOIP)

01 juli 2020 | Categorie: ICT-beheer, Nieuws

 

Bij NVBIT helpen wij bedrijven hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Mogelijk een van de belangrijkste is het proces van binnenkomende en uitgaande telefoongesprekken.

 

Als u uw huidige telefooncentrale (ISDN) vervangen door een VOIP oplossing van NVBIT, scheelt u dat kosten en wordt het telefonieproces aanzienlijk eenvoudiger en betrouwbaar. Een storing of aanpassing hebben wij direct op afstand voor u geregeld. Naar welke toestellen moet worden doorgeschakeld, heeft een medewerker een persoonlijk antwoordapparaat nodig of juist niet en op welke tijd, en wilt u ook zakelijke oproepen op uw mobiele telefoon ontvangen? Met andere woorden: de mogelijkheden van VOIP bellen zijn legio.

 

Hieronder nog een korte opsomming van de grootste voordelen van Hosted Telefonie.

1.  U heeft veel lagere kosten dan nu, u betaalt alleen voor wat u daadwerkelijk gebruikt.

2.  Schaalbaar, van basis gebruiker tot een multifunctionele gebruiker met diverse extra applicaties.

3.  Onderling bellen is gratis, ook tussen verschillende vestigingen van uw organisatie.

4.  Iedereen heeft een eigen voicemailbox.

5.  U betaalt kleine maandbedragen, en heeft een kleine investering vooraf.

6.  Vaste prijs per medewerker, per maand. De verschillende pakketten kunnen afgestemd worden op de behoeften van de werknemer.

7.  Doorverbinden, groepsgesprekken en deelnemen aan bestaande gesprekken is eenvoudig in te stellen.

8.  Integratie met uw klantenpakket, Outlook, CRM en CMS.

9.  De Integratie met mobiel en vast bellen zorgt voor een betere bereikbaarheid.

10.  HD audio en video bellen is standaard mogelijk.

 

Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op via ons contactformulier of via info@nvbit.nl