Haal het meeste uit Outlook

Haal het meeste uit Outlook

DATUM
11/11/2022
CATEGORIE
Microsoft 365

Outlook is niet voor niets de meest gebruikte applicatie van Microsoft. In dit artikel deel ik tips met je om het meeste te halen uit deze mailingtool.

Vooraf opgemaakte tekst invoegen met Snelonderdelen

Snelonderdelen zijn herbruikbare fragmenten van inhoud of andere delen van een e-mailbericht die in een galerij kunnen worden opgeslagen voor later gebruik. Deze functie van Outlook helpt ons tijd te besparen wanneer we dezelfde e-mailinhoud naar ontvangers moeten sturen.

Wanneer je voor een marketingbureau werkt en iedere keer dat een freelancer ingehuurd wordt eenzelfde bericht moet sturen, kan je dit vereenvoudigen met Quick Parts.

Klik op Invoegen.

Markeer de tekst die je wil gebruiken als herbruikbaar.

Klik vervolgens op Snelonderdelen en selecteer Selectie Opslaan in galerie.

Het volgende pop-up scherm zal verschijnen:

Geef een naam aan je Snelonderdeel. Nu kun je dit stuk tekst eenvoudig toevoegen aan verschillende mails.

Een distributielijst maken

Je kunt een distributielijst of contactgroep in Outlook gebruiken om een e-mail naar meerdere personen te sturen zonder dat je elk e-mailadres afzonderlijk aan het veld TO, CC of BCC hoeft toe te voegen. Volg deze eenvoudige stappen om een distributielijst op te stellen:

Klik op het pictogram Personen op de navigatiebalk (links)onderaan.

Selecteer Nieuwe Groep

Geef je contactgroep een naam. Klik op Leden toevoegen om leden uit jouw contactenlijst of adresboek toe te voegen.

Als je leden wilt toevoegen die niet in je adresboek of contactpersonen staan, selecteert je Nieuw e-mailcontact.

Om een bericht naar de contactgroep te sturen, typ je de naam van de contactgroep in het veld TO. Outlook toont je potentiële matches uit het adresboek en je kunt ook daaruit selecteren.

Bijlagen slepen van Outlook naar Teams

In het verleden, wanneer je een bestandsbijlage van Outlook naar Teams moest overbrengen, moest je het bestand downloaden naar je lokale machine en vervolgens het bestand delen in Teams. Nu met de drag and drop functie zijn de zaken vereenvoudigd. Op het startscherm in Outlook vind je de functie: delen in Teams

Laat belangrijke e-mails opvallen in Outlook met kleurcodering

Wist je dat je automatisch kleuren en lettertypen kunt veranderen op basis van wie het bericht heeft verstuurd en het onderwerp van de e-mail? Voorwaardelijke opmaak is een functie in Outlook die ervoor zorgt dat belangrijke berichten opvallen door het gebruik van kleuren, lettertypen en stijlen. Je kunt een regel configureren waardoor jouw e-mails verschijnen met een specifiek lettertype of kleur. Het grootste voordeel van voorwaardelijke opmaak is dat berichten die er echt toe doen, opvallen in jouw Postvak IN.

Je wilt bijvoorbeeld e-mails van jouw klanten laten opvallen in jouw inbox. Je kunt dit gemakkelijk doen in Outlook met de volgende stappen:

Ga naar het tabblad Weergave. Op het tabblad Weergave selecteer je in de groep Huidige weergave de groep Beeldinstellingen

Het volgende dialoogvenster wordt geopend. Klik op de knop Voorwaardelijke opmaak.

Hierin zie je de bestaande regels die reeds op jouw berichten zijn toegepast. Je kunt de bestaande regels opmaken of nieuwe toevoegen. In mijn geval zal ik een nieuwe regel toevoegen. Deze nieuwe regel noem ik: Van BK IT. Ik wil dat e-mails die ik van BK IT ontvang opvallen in mijn inbox.

Je kunt de lettergrootte en -kleur ook veranderen door op de knop Lettertype te klikken. Ik selecteer het lettertype, selecteer vet, zet de lettergrootte op groter en kies de kleur rood. Klik op Ok.

Klik op de knop Voorwaarde om de voorwaarde in te stellen voor wanneer de opmaak moet worden toegepast. De volgende prompt wordt geopend.

Je hebt alle verschillende opties om uit te kiezen wanneer het formaat dat je hebt gemaakt moet worden toegepast. Ik wil het echt eenvoudig houden, dus ik zal gewoon de domeinnaam invoeren in het formaat- "@domeinnaam.com". In dit geval voer ik in - @bkitsolutions.nl in. Je kunt ook het e-mailadres van de afzender invoeren in het veld Van. Voor meerdere afzenders scheidt je de e-mailadressen met een puntkomma.

Klik op Ok. Nu zal ik zeker geen enkel bericht van BK IT missen.

Maak je inbox leeg en organizeer

De overvolle staat van onze inbox is iets waar veel mensen zich zorgen over maken. Het organiseren, beheren en onderhouden van een schone e-mail inbox is geen raketwetenschap, je kunt dit bereiken door enkele eenvoudige maar effectieve stappen te volgen.

De voor de hand liggende manier om een schone inbox te hebben is minder berichten. Verwijder of archiveer alle e-mails waarop je geen actie meer hoeft te ondernemen. Schrijf je uit voor alle e-mails die je niet langer wilt ontvangen. Als je spam e-mails ontvangt, blokkeer dan de afzender en stuur de e-mail naar de map met ongewenste berichten.

Een andere manier om het aantal inkomende e-mails te verminderen is het uitschakelen van alle meldingen van sociale media en apps die je ontvangt. In Outlook kun je eenvoudig e-mails beheren door regels te maken. Als je bijvoorbeeld e-mailnieuwsbrieven ontvangt, kun je een aparte map maken voor deze e-mails en vervolgens een regel maken die jouw e-mail automatisch in die map archiveert.

Klik op een van de e-mail nieuwsbrieven die je ontvangt. Klik met de rechtermuisknop op die e-mail en selecteer Regels > Regels maken. Nu worden alle nieuwsbrieven die je ontvangt automatisch in de nieuwe map geplaatst die u hebt gemaakt, zonder dat jouw inbox volloopt.

De meeste mensen kiezen ervoor om hun berichten in de inbox te laten staan, maar al je e-mails in je inbox bewaren kan een enorme rem zijn op de productiviteit.

Het kan gemakkelijk zijn om belangrijke e-mails in jouw inbox over het hoofd te zien omdat je door zoveel berichten in je inbox bladert.

Een eenvoudige manier om jouw e-mails georganiseerd te houden is het gebruik van mappen. Om in Outlook een map te maken, klik je in het linkerdeelvenster van Mail, Contacten, Taken of Agenda met de rechtermuisknop op de plaats waar je de map wilt toevoegen en klikt je vervolgens op Nieuwe map. Vul de naam van de map in en druk op Enter.

Je kunt ook een nieuwe map maken via het tabblad Map in Outlook.  Klik op Map> Nieuwe map. De sneltoets hiervoor is CTRL+Shift+ E.

Een efficiënte manier om jouw mappen een naam te geven is de op actie gebaseerde aanpak. Bij de op actie gebaseerde aanpak benoemt je jouw mappen als acties die je zou uitvoeren op de e-mails. Je kunt bijvoorbeeld je mappen Lezen, Te doen, Betalingen, In behandeling, Verwijzingen en Verwerkt noemen. Veel mensen gebruiken hun smartphone om hun e-mails door te nemen, in dat geval hoef je niet in verschillende mappen en submappen te kijken om jouw e-mails te identificeren.

De op tijd gebaseerde methode kan ook werken voor sommige drukke professionals. Je kunt bijvoorbeeld de volgende mappen hebben, en elke keer dat er een nieuwe e-mail binnenkomt, wijst u die toe aan de specifieke map.

Inbox - voor al uw berichten

Vandaag - voor e-mails waarop u onmiddellijk actie moet ondernemen

Deze week - voor e-mails die niet dringend zijn, maar waar u later in de week aan moet werken.

Deze maand: voor e-mails die weinig prioriteit hebben en kunnen wachten.

FYI - e-mails die dienen ter informatie en die geen specifieke actie van u vereisen.

Lees ook

Microsoft 365
1/26/2023
Werken met Apps in Teams

Microsoft Teams bevat vele apps die je kunt inzetten om nog productiever samen te werken.

Slimmer werken
1/19/2023
Data visualiseren met Microsoft Excel

In dit artikel lichten we een aantal manieren toe waarop je data kan visualiseren met Microsoft Excel.

Security
1/10/2023
Sterke wachtwoorden voor jouw online accounts

In dit artikel vertellen we je hoe je jouw online accounts het beste kunt beveiligen.